1. AMAÇ
Hastanemizde elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanması, arşivlik belgelerin elektronik ortama atılması ve dosyaların Standart Dosya Planına göre düzenlenmesi, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkânının sağlanmasıdır.
2.KAPSAM
Hastanemizde bulunan öncelikle hasta dosyaları olmak üzere tüm arşivlik evrakların teslim alınması, kaydedilmesi, bu kayıtların bilgisayar ortamına aktarılması ve mevzuata uygun şekilde dosyalanması ve gerektiğinde hızlı şekilde tüm verilere ulaşabilmesini kapsar.
2. KISALTMALAR
3. TANIMLAR
Bilgi İşlem Bölümleri Bilgi İşlem Merkez: Tüm hastane veri kayıt bilgilerinin saklandığı ve korunduğu bölümdür. Bilgi-İşlem Müracaat: Hastaneye başvuran hastaların ilk kayıt ve birimlere sevkini yazılı olarak belirleyen ve kaydeden bölümdür.
4.1.Standart Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.
4.2.Sabit Dosya Numarası: Yatarak tedavi olan hastaların almış oldukları hasta kayıt numaralarının tek bir dosya numarasında birleştirilmesi işlemidir.
4.3.Korumu Yükümlülüğü: Elde bulunan her türlü evrakın zararlı olabilecek tüm unsurlardan korunmasıdır.
4. SORUMLULAR
Hastane Başhekimi, Başhekim Yardımcısı, Kalite Yönetim Direktörü, İdari ve Mali İşler Müdürü, Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürü, Sorumlu Müdür Yardımcısı, Arşiv Sorumlusu, Arşiv Birimi Çalışanları.
5. FAALİYET AKIŞI
6.1 . ARŞİV MEMURU ÇALIŞMA PROĞRAMI
Hasta dosyalarının kontrolünü yapar.
Gelen yazıları inceledikten sonra bilgi işlem personeline cevap verilmek üzere yönlendirmesi yapılır.
Resmi evrakların kontrolü, kaşe ve imzası yaparak gerekli yerlere yönlendirmesini yapar.
Arşiv personelinin genel çalışma prensiplerini ve disiplin vs gibi genel Koordinesine bakar.
Geriye dönük sağlık kurulu özürlü raporların kontrolü ve kaşe- imzasını yapmak.
6.2.BİLGİ İŞLEM PERSONELİ ÇALIŞMA PROĞRAMI
Gelen dosyaların HBYS üzerinden sisteme kaydını yapar.
Kaydı biten dosyaları normal ve adli olmak üzere ikiye ayırarak normal dosyaları numarasına göre tereklere adli vaka dosyalarını ise taramaya ayırır.
Taranacak dosyaları taramaya hazır hale getirerek ( zımba, iğne vb şeylerden temizleyerek ) scanner dediğimiz cihaz üzerinden dosya sayfalarını tek tek tarayarak programa atmak.
Taranan dosyaları adli vaka kayıt defterine kaydını yapıp numaralandırdıktan sonra arşiv birimimizde ayrı bir yerde tereklere konulmasını sağlamak. Savcılık, adli vaka, idare, vatandaş gibi birim ve şahıslar geriye dönük yatan hasta ve ayakta tedavi olan hastaların resmi yazıyla evrak, film (cd) vs. sistem üzerinden çıktısını almak.
İstenilen geriye dönük sağlık kurulu özürlü raporlarının dilekçesini kabul edip randevusunu ayarlamak
6.3. ELEKTRONĠK ORTAMDA SAKLANAN DOKÜMANLAR:
Personel Özlük dosyaları dijital ortamda taranır ve klasör olarak muhafaza edilir.
Adli vaka dosyaları dijital ortamda taranır ve muhafaza edilir.
Hastaya ait tanıtım bilgileri
Hasta servis bilgileri
Arşiv dosyaları teslim alınışı ile numaratik kayıtları
Ameliyat Kâğıdı
Laboratuvar Tetkik Sonuçları
Görüntüleme Hizmetleri (Röntgen-Tomografi-MR vb.) İstek Formu
Hasta Tabelası
Hastane Giriş Formu
Epikriz(Çıkış Özeti)
6.4. KÂĞIT ORTAMDA SAKLANAN DOKÜMANLAR:
Yatan Hasta Dosyası, Acil Tiraj Formları, Genel Adli Muayene Formları, Sağlık Kurulu Rapor Dosyaları, Birim Evrak Klasörleri(işlemi bitmiş, birimde saklanma süresi dolmuş, muhteviyatı yapılmış evraklar),(Odyo kayıt, vb.)
6.5.DOSYALARIN ARŞİVE TESLİMİ, İÇERİĞİNİN KONTROLÜ, KABULÜ, YERLEŞTİRİLMESİ:
Arşiv her sabah 08.00 „ da Arşiv Sorumlusu tarafından açılır. Hastaneye ait arşivlik evrakların elektronik ortama aktarılmadan önce rutin olarak kontrolünü yapar. Gelen evrak veya dosyalar içerisinde bulunan evrakların eksik olması durumunda bu evraklar eksiksiz evrak ve dosyalardan ayrılarak yazılı olarak hastanede bulunan yetkili Başhekim Yardımcısına bildirilir. Bildirim yapıldıktan sonra eksiksiz olan evrak ya da dosyalar zimmet karşılığı teslim alınır Standart Dosya Planına göre tasnifi yapılır.
Dosya arşive geldikten sonra programda dijital menüsünden dosya üzerindeki barkotun protokol numarasına göre girilip hasta bulunur.
Numara girildikten sonra hasta yatış tarihinin üzerine tıklanır aktif olduktan sonra Arşiv no menüsüne gelinir ve onaylanır.
Bir ekran kartı açılır ve otomatik numara üret butonuna basılır sistem otomatik numara verir.
O numara dosyanın üzerine elle yazılır.
Dosyalar Adli ve Normal diye ayrılarak numara verme işlemi tamamlanır.
Adli vaka dosyaları taranır,
Normal dosyalar içinde çift dosya dediğimiz sistem üzerinde ne numara verilmiş ise onu da aynen yazılır ve bu dosyaların yeri aynıdır.
Bu dosyalar seri numaralarına göre arşivlenir.
6.6 İLGİLERE DOSYALARIN ARŞİVDEN TESLİMİ, GERİ ALINMASI VE İMHASI
Hastanede çalışan Veri Giriş Personeli, arşivden, gerekli dosyaların istemini yapar. Hastane tarafından istenen herhangi bir evrak veya hasta dosyası ile ilgili olarak Arşiv Sorumlusu hastaneye giden evrak defterine gün, tarih, evrakın özelliği, evrakın sayısı, evrakı isteyen birim ve evrakı isteyen hastane yetkilisini belirterek kayıt işlemi yapar ve İstem Belgesi hazırlar.
Hazırlanan istem belgesi teslimat esnasında imza karşılığı teslim edilir. Teslim edilen evrakın tekrar arşive iadesinde Arşiv Sorumlusu iade alınacak evrak veya hasta dosyasını kontrol ederek eksiksiz teslim alır ve kayıt defterine evrakın veya hasta dosyasının eksiksiz alındığını belirtir. şayet hastane tarafından istenen evrakın tekrar arşive iadesinde teslim alınacak evrakta herhangi bir eksiklik tespit edilirse; Arşiv Sorumlusu evrakı iade almayarak hastanede bulunan arşivden sorumlu Başhekim Yardımcısına yazılı olarak bildirir.
İmha edilecek evrak belirlendikten sonra üst yazı yazılır. Üst yazı onayı verildikten sonra imha işlemi gerçekleşir. Depoda bulunan tüm evrakların haşerelerden zarar görmemesi için Arşiv Sorumlusu aylık Periyotlarda istem belgesi düzenleyerek deponun ilaçlanmasını sağlar.
Evrakın dijital görüntüsü atıldığı için gerektiğinde evrakın çıktısı alınıp “Aslı Gibidir” yaptırılıp kullanılabilir.