1. AMAÇ: Sağlık tesisimizde sunulan hizmetlerin etkinlik, etkililik, hasta güvenliği, sağlıklı çalışma yaşamı, hasta odaklılık, uygunluk, hakkaniyet, zamanlılık, süreklilik hedeflerinden ödün vermeden, en az kaynak kullanımı ile hedeflere ulaşmasının sağlanmasıdır.
2. KAPSAM: Sağlık tesisimizde hizmet sunulan tüm branş ve birimleri kapsar.
3. KISALTMALAR:
SBYS: Hastane bilgi yönetim sistemi
TSİM: Temel sağlık istatistikleri modülü
USS: Ulusal sağlık sistemi
SMS: Kısa mesaj
SKS: Sağlıkta kalite standartları
KYD: Kalite yönetim direktörü
TDMS: Tek düzen muhasebe sistemi
SWOT Analizi (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats): Bir projede ya da bir ticari girişimde kurumun, tekniğin, sürecin, durumun veya kişinin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemekte, iç ve dış çevreden kaynaklanan fırsat ve tehditleri saptamak için kullanılan stratejik bir analiz yöntemidir.
4. TANIMLAR:
Verimlilik: Üretilen hizmet miktarı ile bu hizmetlerin üretilmesinde kullanılan girdiler arasındaki ilişkiyi ifade etmektedir. Hedeflere en az kaynak kullanımı ile ulaşılmasıdır.
Performans: Bir etkinliğin sonucunda elde edilen çıktıyı nicel ve/veya nitel olarak belirleyen bir kavramdır. Organizasyonda sorumluluk taşıyan bireylerin performanslarının değerlendirilmesi ise, organizasyonun amaçlarına ne ölçüde katkıda bulunduklarının tespit edilmesi anlamına gelir.
Ölçüm: Bir fonksiyon, sistem veya süreç ile ilgili ölçülebilir veri toplanmasıdır.
Süreç: İş gücü, malzeme, teçhizat, bilgi, donanım gibi girdilerin hasta ve çalışan ihtiyaçlarını karşılamak için bir dizi faaliyet sonucu çıktıya dönüştürülmesini sağlayan birbirleriyle bağımlı bir seri faaliyettir.
Performans Ölçme Sistemi: Karar almak ve bu kararları icra etme sürecine destek olmak ve koordine etmek amacıyla bilgi toplanması işlemidir.
5. SORUMLULAR: Başhekim, müdür ve müdür yardımcısı, kalite yönetim birimi, istatistik birimi, bilgi işlem personeli, birim sorumluları
6. FAALİYET AKIŞI:
6.1.Hizmet süreçlerinde verimliliğin izlenmesi: Verimlilik ve performans ölçümü ile ilgili gerçekleştirilen faaliyetler kalite yönetim birimi, istatistik birimi ve bilgi işlem birimi tarafından yürütülür. Verimlilik ve performans kapsamında yürütülen faaliyetler izlenir, ölçülür, değerlendirilir ve gerektiğinde iyileştirme faaliyetleri gerçekleştirilir.
6.2. Verimlilik Ölçümü Yapılacak Alanlar:
Sağlık tesisimizde asgari aşağıda belirtilen alanlara yönelik verimlilik ölçümleri yapılmaktadır
İlaç
Tıbbi Sarf ve Malzeme
Tetkik ve Teşhis Hizmetleri
İnsan Kaynakları
Enerji Kullanımı
Tesis Kullanımı (klinikler, ameliyathane, yoğun bakım ünitesi, laboratuvar ve depolar gibi)
Tıbbi Cihaz
Zaman Yönetimi
Bütçe
Verimlilik ölçümü yapılacak alanlara yönelik belirlenen kriterler SKS, verimlilik yerinde değerlendirme ve koordinasyon izleme ve değerlendirme rehberlerinde yer alan standartlar ve göstergeler doğrultusunda belirlenmiştir. Bu alanlara yönelik belirlenen veriler kriter sorumluları tarafından bilgi sistemleri (TSİM, TDMS, SBYS vb.) üzerinden aylık olarak takip edilerek “Kurumsal Verimlilik Ölçüm Kriterleri Takip Formu” ile kayıt altına alınır. Herhangi bir uygunsuzluk tespit edildiğinde gerekli iyileştirme faaliyetleri başlatılır.
6.3. Kurumsal Verimlilik çalışmalarına yönelik sorumlular ve sorumlulukları
Zaman Yönetimi:
Kalite Yönetim Birimi
Kurumsal amaç ve hedeflere yönelik çalışmaları takip eder,
Sağlık tesisimizde verimlilik performans ölçümü için belirlenen kriterlerin birim sorumlularıyla birlikte analizini yapar ve gerektiğinde iyileştirme çalışmalarını takip eder,
Kurumda karşılaşılan verimlilik performans ölçümüne ilişkin sorunlar ve çözüm önerileri ile uygunsuzlukları gidermeye yönelik gerçekleştirilecek iyileştirme faaliyetleri hakkında görüş ve öneri sunar.
Tıbbi Sarf ve Malzeme: Stok takiplerinin düzenli yapılması, miat ve miktar takiplerinin düzenli yapılması ile oluşacak hayali stokların ve hastane zararının önüne geçilmesini amaçlar.
Tetkik ve Teşhis Hizmetleri: Test sonuçlarının belirlenen süre içerisinde teslim edilmesi (biyokimya lab.), görüntüleme hizmetlerinin belirlenen randevu sürelerinin aşılmadan hizmet vermesinin sağlanması
İnsan Kaynakları:
Sağlık tesisimizde üretilen ve verimlilik performans ölçümü için belirlenen kriterleri etkileyen verilerin SBYS aracılığıyla USS’e zamanında, doğru ve belirlenen kurallara uygun şekilde gönderilmesini sağlamak,
Sözleşmeli yöneticilerin performans kriterlerine yönelik verilerin takibini yaparak varsa uygunsuzlukları üst yönetime raporlamak,
TSİM verilerinin takibini yaparak TSİM veri girişlerinin zamanında ve doğru olarak girişini yapmak.
Enerji Kullanımı: Kaynak kesintisi halinde ihtiyacı karşılayabilecek alternatif yedek sistemlerin bulundurulması, enerji yönetimi ve tasarruf tedbirlerinin uygulanması alanında çalışmalar yapmak.
Tesis Kullanımı: Hastanemizin kapasitesi dahilinde yatak doluluk oranlarını üst seviyelerde tutmak.
Tıbbi Cihaz: Tıbbi cihazların kullanımına ilişkin tüm aşamaların elektronik ortamda (klinik mühendislik bilgi yönetim sistemi) kayıt altına alınması, izlenmesi ve kontrolünün yapılması
Bütçe: Bütçe ile ilgili idari birimlerde bulunan personelin düzenli çalışması ve zaman yönetimin iyi yapılarak gelir gider oranı dengede tutulması.
İstatistik Birim Sorumlusu
Sağlık tesisimizde üretilen ve verimlilik performans ölçümü için belirlenen kriterleri etkileyen verilerin SBYS aracılığıyla USS’ye zamanında, doğru ve belirlenen kurallara uygun şekilde gönderilmesini sağlamak,
Sözleşmeli yöneticilerin performans kriterlerine yönelik verilerin takibini yaparak varsa uygunsuzlukları üst yönetime raporlamak,
TSİM verilerinin takibini yaparak TSİM veri girişlerinin zamanında ve doğru olarak girişini yapmak.
Performans Ölçmenin Amaçları
Kaynakların etkin kullanılabilmesinin sağlanması,
Süreçlere bağlı çıktılardan kanıta dayalı veriler elde edilmesi,
Tıbbi ve idari süreçlerde ortaya çıkabilecek hataların önceden öngörülerek gerekli önlemlerin alınması,
Kurumumuzda SKS ve verimlilik standartlarının uygulanabilirliği aşamasında sorun yaşanan alanların önceden belirlenerek gerekli iyileştirme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi,
Sürekli iyileştirme faaliyetlerinin sürdürülebilmesi için geribildirimlerin yapılmasının sağlanması,
Finansal analiz sonuçlarına göre müdahale edilebilecek alanlara zamanında müdahale edilebilmesi,
Kurumumuzun bağlı olduğu üst kurumun talebi halinde performansa yönelik bilgi paylaşımı yapılabilmesidir.
Veri Toplama ve analiz çalışmaları ile iyileştirme faaliyetlerinin koordinasyonu ve izlenmesi:
Kriterlerin Belirlenmesi:
Tıbbi ve idari yapıları, süreçleri ve sonuçları ölçmek için gerekli olan kriterler, Kalite Yönetim Birimi ve üst yönetimin ortak çalışması ile belirlenerek “Kurumsal Verimlilik Ölçüm Planı"nda tanımlanmıştır.
Kalite Yönetim Birimi, tıbbi, idari yöneticiler ile işbirliği halinde performans ölçüm kriterlerini planda belirtilen ölçüm aralıklarına göre analiz eder, üst yönetime raporlar.
Analiz sonucuna göre iyileştirilmesi gereken alanlar belirlenir ve gerekli iyileştirme faaliyetleri başlatılır.
6.4. Verimlilik ölçüm planının hazırlanması:
Verimlilik ölçüm kriterleri, Kalite Yönetim Birimi ve üst yönetimin ortak çalışması ile belirlenerek “Kurumsal Verimlilik Ölçüm Planı”nda tanımlanmıştır.
Ölçüm periyotları kriterin belirlendiği alana özgü olarak düzenlenmiştir.
Verimlilik kriterlerine yönelik ölçümler ve analizler planda yer alan zaman dilimlerinde yapılarak üst yönetime raporlanır.
Verimlilik Ölçümleri için Belirlenen Kriterlerin özellikleri
İyileştirilebilecek süreçleri veya çıktıları tanımlar,
Tanımlanması istenen olayları tanımlar,
Zaman içindeki performans değişikliklerini saptar,
Zaman içerisinde kurumdaki diğer hizmet sunum verileri arasında mukayese yapmayı sağlar,
Performans ölçümü konusunda hedefler konulur ve hedefe ulaşma seviyeleri izlenebilir,
Kullanılan Verimlilik ve Performans Ölçüm Metodu:
SWOT Analizi (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats):
Bir projede ya da bir ticari girişimde kurumun, tekniğin, sürecin, durumun veya kişinin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemekte, iç ve dış çevreden kaynaklanan fırsat ve tehditleri saptamak için kullanılan stratejik bir tekniktir.
Hastanemizde kullanılan performans iyileştirme yaklaşımının temel unsurları SWOT analizi, kök-neden analizi, yöntemidir.
Kök – Neden Analizi
Mevcut problem herkesin anlayabileceği bir şekilde net olarak tanımlanır,
Sorunun nedenleri belirlenir,
Sorunun belirlenen nedenleri gruplanarak ana neden grupları oluşturulur (malzeme, donanım, insan, sistem ve çevreden kaynaklanan nedenler),
Belirlenen nedenler kök neden analiz formuna kaydedilir.
Uygulanan istatistik tekniklerin görsel olarak ifade edilebilmesi için standart bir kayıt kullanılmaz. Fakat uygulamanın ne zaman ve kimin tarafından yapıldığını belirten ifadeler ilgili kayıtların üzerinde bulunur.
Sağlık tesisimizde performans ölçümü ve iyileştirme çalışmaları sürekli devam eden bir süreçtir.
İyileştirmeye alınan birimlerde ilgili kayıtlar kalite yönetim biriminde muhafaza edilir.
Gerçekleştirilen performans iyileştirmeleri gerektiğinde ilgili komitelerde değerlendirilir ve “Toplantı Tutanak Formu” ile kayıt altına alınır.
6.5. Kurumsal verimlilik kriterlerine yönelik mevcut durum analizinin yapılması:
Kurumsal verimlilik ölçüm planında her bir alan için belirlenen kriterlere yönelik sağlık tesisimizin güçlü ve zayıf yönleri ile fırsat ve tehditlerini tanımlayan SWOT analizi yapılarak “Kurumsal Verimlilik Swot Analizi Formu” dokümanında tanımlanmıştır.
SWOT analizleri sonucunda verimliliği azaltan nedenler tespit edilir.
Analizin yapıldığı alanda görevli olan çalışanların görüşleri alınır.
Kalite ve verimlilik birimi/kriter sorumluları tarafından yapılan analizler kalite ve verimlilik birimi tarafından dokümante edilerek üst yönetime sunulur.
6.6. Verimliliğin artırılmasına yönelik faaliyetlerin planlanması ve uygulanması:
Kurumsal verimlilik ölçüm planında yer alan kriterler kalite/verimlilik birimi ve kriter sorumluları tarafından periyodik olarak analiz edilir.
Analiz sonucuna göre iyileştirilmesi gereken alanlar belirlenir ve gerekli iyileştirme faaliyetleri başlatılır.
Gerçekleştirilen iyileştirme faaliyetlerinin etkinliği bir sonraki analiz döneminde kriter verilerinin kıyaslanmasıyla yapılır.
6.7. Raporun Hazırlanması ve Üst Yönetime Sunulması:
Kalite ve verimlilik birimi/kriter sorumluları tarafından yapılan analizler kalite ve verimlilik birimi tarafından raporlanarak üst yönetime sunulur.
7. İLGİLİ DÖKÜMANLAR
Kurumsal Verimlilik Ölçüm Planı
Toplantı Tutanak Formu
Kurumsal Verimlilik Swot Analizi
Kurumsal Verimlilik Ölçüm Kriterleri Takip Formu