1.AMAÇ
Hastanemiz İnsan Kaynakları departmanına başvuran vatandaşın ve personelin evrak kayıt ve sevk işlemlerinin tanımlanması ve standart hale getirilmesi,
2. KAPSAM
İnsan Kaynakları Birimini kapsar.
3.KISALTMALAR
4.TANIMLAR
5.SORUMLULAR
Hastane Başhekim, Sorumlu Başhekim Yardımcısı, Kalite Yönetim Direktörü, İdari ve Mali İşler Müdürü, Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürü, Sorumlu Müdür Yardımcısı, İnsan Kaynakları Sorumlusu, İnsan Kaynakları Birimi.
6. FAALİYET AKIŞI
6.1. Sabah 07.30 ‘da temizlik görevlisi tarafından oda temizlenir, personel rutin işlere geçer,
6.2. Hastaneye tayin veya geçici gelen personelin veri girişi yapılır, göreve başlama işlemleri yazışmalar personelle ilgili kayıtlar tutulur,
6.3. Gelen evrak memuru posta ile veya elden gelen evrakları kayda alır, tarama yapar imza çıkışını sağlar.
6.4. Giden evrak memuru, bilgisayardan çıkardığı yazışma evraklarının imza akışını tamamladıktan sonra kaydını yapar, dağıtımı yapılması gereken evrakları dağıtım personeline teslim eder,
6.5. Bilgisayar kaydı sorulan hastaların (ayaktan veya yatan) bilgisayar çıktılarını verir, ilgili resmi kuruma evrak elden veya posta yolu ile iletilir,
6.6. İzin, rapor, terfi, nöbet listeleri, disiplin yazışmaları, hasta hakları ile ilgili yazıların prosedür işlemleri bittikten sonra ilgili kayıt memuruna verir, tebligatlar ve postalama işlemleri yapılır.
6.7. Dağıtım personeli, evrakların fotokopisini çeker, dağıtımını yapar, kendinde kalan evrakın bir suretini dosyalamasını yapar,
6.8. Arşivlemeyi yapan personel şahsi dosyalara evrakların birer suretini takar ve ödeme ile ilgili evrakların birer suretini Mutemetliğe verir,
6.9. Öğle yemek saatinde dönüşümlü olarak yemeğe gidilir,
6.10. İnsan Kaynakları personeli, günlük rutin işlerini mesai bitimi 17.00 ‘a kadar yapar.
6.11. İnsan Kaynakları şefi Hastane Müdürü olmayan kurumlarda Hastane Müdür Yardımcısıdır.
6.12. Hastane Müdür ve Yardımcısının bulunmadığı yerlerde, Başhekim sorumluluğu altında Hastane Müdürünün görevlerini yapmakla yükümlü olup, onun yetkilerini kullanır.
6.13. Hastane personel (İnsan Kaynakları) Şubesinde yapılan tüm işlerin düzenli ve verimli, eksiksiz ve hatasız bir şekilde yapılmasını sağlar, yapılan işlerin kontrolünden ve muhafazasından sorumludur.
6.14. Ç.K.Y.S modülüne çalışan personelle ilgili tüm bilgilerin girişinin yapılmasını sağlar.
6.15. Göreve başlama, görevden ayrılma, tayin, terfi işleri, emeklilik işlemleri, ücretsiz izin, istifa, yıllık izin, istirahat raporları, Medula Sisteminde Doktor giriş ve çıkışlarının yapılmasını sağlar, çalışma belgeler, geçici görevlerin tebliği, ayrılışı ve başlayış işlemleri, personel devam çizelgelerinin hazırlanması
6.16. Personelle ilgili tüm (özlük haklarının) işlemlerin takibinden ve yapılmasından sorumludur.
6.17. Disiplin soruşturma yazılarının hazırlanması, tebliği, takibi ve muhafazasından gizlilik gerektiren evrakların hazırlanması, gizliliğin sağlanması, takibi ve muhafazasından sorumludur.
6.18. Kurumun tüm resmi yazışmalarının yapılmasını sağlar.
6.19. Gelen evrak, giden evrak işlemlerinin yapılmasını ve sümen hazırlanmasını, imzadan çıkan evrakların ilgili birimlere tebliğini ve dağıtımının yapılmasını sağlar.
6.20. Sigortalı çalışan personelin sigorta işlemlerinin hazırlanması, takibi ve personel özlük haklarının yapılması, takibi, muhafazası işlerinin yapılmasını sağlar.
6.21. Personel (İnsan Kaynakları) programına personel ile ilgili tüm verilerin girişinin yapılmasını ve güncellenmesini sağlar.
6.22. Personel envanterinin sürekli güncellenmesini sağlar.
6.23. Sağlık Bakanlığı ve Sağlık Müdürlüğünce istenen personel birimi ile ilgili günlük, aylık, 3 aylık istatistiklerin e-mail yoluyla gönderilmesini sağlar.
6.24. Yapılan işler ile ilgili tüm evrakların dosyalamalarının yapılması ve muhafaza edilmesini sağlar.
6.25. Tüm çalışan personelin İnsan Kaynakları Sicil Dosyalarının muhafazasını sağlar.
6.26. Posta işlerinin yapılmasını sağlar.